Publicos Internos Se denomina Público Interno a los grupos sociales afines que integran el organigrama de la empresa o institución.
Así, por ejemplo:
los accionistas; los directivos; los funcionarios; los empleados; etc.
Objetivos con los públicos internos
Lo que se prioriza fundamentalmente, con referencia a los públicos internos, es la formación o constitución del llamado “grupo empresa”, es decir, que la totalidad de los integrantes de la organización, desde el más elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerárquico, constituyan un grupo, en el auténtico sentido de la palabra “grupo” a un conjunto de personas que poseen un objetivo común e interaccionan entre sí. Pero, es menester destacar que sólo merced a la comunicación puede establecerse el objetivo común, lo mismo que la interacción.
Para que esto pueda realizarse es necesario que se establezca entre ellas un sistema de comunicación, que es el medio básico indispensable para la formación del denominado grupo empresa en una organización.
Es indudable que éste no es el único objetivo de las relaciones públicas con referencia a los públicos internos, pues existen otros tales como; sentido de pertenencia a la organización, elevación del grado de satisfacción de los recursos humanos, creación de una cultura de venta en todas las escalas y dependencias, etc., pero, todos los demás objetivos devendrán como consecuencia de lograrse la formación del grupo empresa dentro de la organización.
A los efectos de la creación del “grupo empresa”, cada una de las áreas o departamentos de la entidad deberá reunir a sus integrantes periódicamente, bajo la dirección del correspondiente jefe, quien deberá organizar, promover y dirigir la realización de tres tipos de comunicación:
En primer lugar, hablará el superior dando las indicaciones, órdenes, comunicación de nuevas metas, correcciones, etc. (comunicación de arriba para abajo).
La segunda etapa de la reunión, es la cual el jefe estimulará a sus subordinados para que hagan sugerencias sobre el mejor modo de llevar a cabo el trabajo a cargo del área o sección.
La tercera etapa consiste en que los presentes coordinen sus trabajos y actividades con el propósito de evitar que, por falta de comunicación adecuada, se produzcan desentendimientos y fricciones entre los diversos sectores de la organización.
Innumerables son los beneficios producidos por la implementación de un sistema tendiente a la formación del grupo empresa para cualquier organización:
Eleva el rendimiento o productividad del trabajador, dado que éste se siente partícipe e involucrado en las decisiones adoptadas, pues ha participado en la elaboración de las mismas.
Se produce una sensible disminución de los costos, debido a la eficiencia con que los recursos humanos cumplen sus respectivas labores.
Se logra una capacitación permanente del personal, tanto de los jefes como de los subordinados. En las reuniones periódicas, por medio de las enseñanzas e indicaciones que los superiores hacen a sus subordinados.
Se estimula la creatividad.
Se crea un espíritu de pertenencia.
Aissa Villavicencio* El público o cliente interno son el grupo de personas que conforman una institución y que están directamente vinculados a ella, es decir que está conformado por accionistas, gerentes, colaboradores, contratistas, proveedores y distribuidores. La comunicación interna está determinada por la interrelación que se desarrolla entre el personal y la organización. El entorno puede ser medido en función a los valores, las motivaciones y el nivel de orden de la institución.
Los tipos de comunicación interna:
Formal: es aquella comunicación referida a aspectos laborales, en general utiliza la escritura como medio formal, como ser comunicados, memorandos, etc. La velocidad, de este tipo de comunicación, es lenta debido a que tiene que cumplir con las formalidades burocráticas.
Informal: es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de tocar aspectos laborales, utiliza canales no oficiales, el ejemplo más característico es el encuentro en los pasillos, que aunque no es el más adecuado, es más veloz que la comunicación formal.
Vertical: es el tipo de comunicación que se genera en las áreas directivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima debería existir una comunicación vertical ascendente.
Horizontal: se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo y muy pocas veces utiliza los canales oficiales, aunque es una comunicación informal, su efectividad es plena.
Rumores: es un tipo de comunicación informal, que recorre los pasillos de la institución sin respetar los canales de una comunicación formal.
Los elementos que facilitan una comunicación interna eficaz son:
— El manual del empleado. Permite que el empleado logre excelente desempeño en sus funciones, que conozca las condiciones y los reglamentos de la empresa, los derechos y deberes de cada uno, un trato cordial y uniforme.
— Las comunicaciones escritas. Los memorandos y las solicitudes son un medio útil para transmitir los cambios que se produzcan en las distintas políticas de una empresa, así como también sirve como comprobante para el empleado de que realizó las funciones asignadas.
— El boletín informativo. Consiste en una pequeña publicación mensual en la que se puede encontrar información de acontecimientos importantes como ser reuniones, cambios de puestos de trabajo, reconocimientos a los empleados que se destaquen, capacitaciones y otras novedades de la organización.
— Las reuniones frecuentes. Facilitan el diálogo y fomentan las relaciones interpersonales sobre todo entre los empleados que no suelen interactuar frecuentemente por estar en espacios, secciones, departamentos o sucursales diferentes.
— Actividades al aire libre. Consiste en llevar a un grupo de empleados a un lugar tranquilo para anunciar cambios dentro de la organización o simplemente compartir una actividad recreativa, aplicando algunas dinámicas motivacionales.
— El sistema de sugerencias. Está diseñado para conocer las ideas valiosas de los empleados, para diseñar un sistema de sugerencias y crear un comité de evaluación de éstas que permita aplicar las más adecuadas y beneficiosas.
— Premios de reconocimiento. Se realizan reconocimientos a los empleados que hacen contribuciones notables a la empresa, así la empresa puede dar a conocer qué comportamientos y logros son valorados dentro de su organización.
— Gestión de paseos. Sirve para que el gerente, supervisor o director pasee por toda la empresa de forma que los empleados de todos los niveles tengan la oportunidad de hacer sugerencias o reclamos.
5.2 Publicos Externos
Públicos Externos , por su parte, son todos aquellos grupos sociales que tienen un determinado interés que vincula a sus miembros entre sí y que no forman parte del organigrama de la organización de que se trata. Los Públicos Externos de una organización son numerosísimos, pero, no debe perderse de vista que alguno de ellos interesan más que otros a la empresa o institución en cuestión. Sólo unas cuantas de ese gran espectro social surgirán los clientes o nos servirán para difundir la imagen que pretendemos proyectar de la organización de que se trata.
Objetivos con los públicos externos :
Básicamente son dos los objetivos a ser perseguidos por las relaciones públicas con referencia a los públicos externos: Proyectar una imagen positiva en dichos públicos haciendo que los mismos experimenten simpatía hacia nuestra empresa o institución y nos brinden su apoyo y comprensión. Lograr, por medio de un dialogo permanente, la concordancia de intereses entre la organización y sus diversos públicos para beneficio de ambas partes.
5.3 Politicas Para Diferentes Publicos
En toda empresa, dentro de su público interno, existen y se forman grupos de afinidad que es conveniente tenerlos en cuenta en el programa de relaciones públicas que se elabore। Dichos grupos se constituyen por diversos motivos, tales como el sexo, el estado civil, el origen de nacimiento, el partido político al que pertenecen los trabajadores, etc.
La pregunta que surge de inmediato es si el profesional de relaciones públicas debe recomendar a la dirección de la organización que instaure una política que inhiba la formación y expresión de tales grupos en aras de la unidad e integración de la totalidad del personal, lo cual podría resultar beneficioso para la productividad de la empresa o, por el contrario, que la dirección empresaria permita la libre expresión de dichos grupos.
La respuesta al interrogante planteado está, evidentemente, en relación con el principio de que la empresa debe ser un medio para la autorrealización de todos y cada uno de sus integrantes y la de permitir la libre formación y actuación de los grupos que naturalmente surjan dentro de la entidad.Es notorio que el rendimiento del personal está estrechamente anexado al íntimo sentimiento que éste tenga de que la empresa en la cual trabaja le permite hacer realidad sus aspiraciones y proyectos.
Comunicaciones formales e informales dentro de la empresa:
Comunicaciones Formales son aquellas originadas en la dirección y que llegan al personal siguiendo los canales establecidos en el organigrama।
Comunicaciones informales son las que circulan entre los integrantes de la empresa sin conocerse con precisión su origen y sin seguir los canales estatuidos para el efecto.
A este tipo de comunicación se le suele conocer comúnmente como rumor। Corre de persona a persona, nadie se responsabiliza de su veracidad, pero, ella es recibida como verdad inconclusa. Es negativa para la organización porque crea un ambiente de tensión, expectativa y desasosiego entre los recursos humanos.
La mejor manera de disminuir lo más posible la existencia de comunicaciones de esta índole, es aumentando, proporcionalmente, la comunicación formalEn todas las organizaciones, sean públicas o privadas, existen otras dos clases de comunicaciones, que las podemos denominar: programada y no programada.
Comunicación programada la primera se refiere a la que es elaborada, planificada y emitida intencionalmente por la organización, como serian por ejemplo, los comunicados de prensa, la publicidad, etc., por medio de las cuales la empresa difunde en el público lo que quiere y desea transmitir.No programada es la que surge o emana de los trabajadores de la empresa y de los familiares de los mismos.
Cada integrante del grupo laboral de la institución, expresa su opinión sobre la empresa, en primer término, a los integrantes de su familia, pero, además, al grupo de sus amistades.Así, en un proceso de circularidad, se difunde en el medio social la opinión del trabajador con referencia a la empresa en la cual presta sus servicios.Esta difusión de imagen de la empresa a través de sus propios trabajadores, evidentemente, no fue ni puede ser programada ni planificada, pero, sin embargo, tiene una gran importancia por el alto grado de credibilidad que despierta en el medio ambiente.
Las relaciones públicas y el desarrollo económico y social:
Las relaciones públicas son unas de las palancas más poderosas para impulsar el desarrollo económico y social de una comunidad, en razón de que las mismas hacen posible:Que, las empresas e instituciones sean consideradas como un medio para el auto desarrollo de todos sus integrantes.
Que, al existir canales de comunicación dialogadas entre todos los estamentos de la organización, y al estimular el aporte creativo de los subordinados, se consigue, el doble propósito de, en primer termino elevar el índice de satisfacción del personal y, por tanto, de su rendimiento y, en segundo lugar, se estimula en sumo grado la creatividad de los recursos humanos que aportan sus ideas para la mayor productividad de la empresa.
Como consecuencia de la política enunciada, se logra una considerable disminución de costos, ya sea por la más alta productividad de los trabajadores, como por la desaparición de rozadura, pugnas, huelgas y paros.Que, asimismo en lo atinente a los públicos externos las relaciones públicas, al establecer canales de comunicación dialoguista entre la organización y éstos, hacen posible que la producción de bienes y servicios satisfaga mejor las necesidades y aspiraciones de los individuos. Además de que éstos tienen la posibilidad de expresar sus derechos y demandas.
Las Relaciones públicas constituyen una actividad esencial, por medio de las cuales las empresas, las asociaciones y los organismos gubernamentales se comunican con los diversos públicos para:
Transmitir una imagen fiel y exacta de la Empresa. Establecer un entendimiento mutuoHacer conocer su valor como fuente de trabajo, su aporte a la Economía Nacional y su prestigio en el orden internacionalSu contribución a la comunidad.
5.4 Usos De Medios De Comunicacion
Los mundos de los medios técnicos audiovisuales y de la enseñanza de la lengua y literatura, han tenido más desencuentros que encuentros, por lo general han existido más percepciones negativas y recelos entre ambos, que reflexiones sobre como pueden acercarse, combinarse, utilizarse y favorecerse. A uno se le ha percibido dentro del mundo humanístico y al otro del técnico; con las peculiaridades científicas y epistemológicas que cada uno tiene.
RADIO:La radio es una tecnología que posibilita la transmisión de señales mediante la modulación de ondas electromagnéticas. Este medio de comunicacion es efectivo para el hombre; pues no necesita de imagenes para poder transmitir la informacion. Y por su alcance electromagnètico le es mucho mas fácil el poder llegar a lugares lejanos.
TELEFONO:
El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir conversación por medio de señales eléctricas. El teléfono fue creado en conjunto por Alexander Graham Bell y Antonio Meucci en 1877.
LIBROS:
Un libro es una colección de uno o más trabajos escritos, usualmente impreso en papel y envuelto en tapas para proteger y organizar el material impreso. Es uno de los medios de Comunicación más antiguos que existen. Los hay acerca de diferentes temas.
PERIODICOS:
Los periódicos son un medio editado normalmente con una periodicidad diaria o semanal, cuya principal función consiste en presentar noticias. El periódico además puede defender diferentes posturas públicas, proporcionar información, aconsejar a sus lectores y en ocasiones incluyen tiras cómicas, chistes y artículos literarios. En casi todos los casos y en diferente medida, sus ingresos económicos se basan en la publicidad. Es calificado como el medio de comunicación más influyente en materias de opinión.
CINE:
El Cine es uno de los medios de comunicación más masivos que existen. Gracias a sus variados géneros puede abarcar una multitud de temas pensados para una gran diversidad de espectadores.
TELEVISION:
La palabra "televisión" es un híbrido de la voz griega "Tele" (distancia) y la latina "visio" (visión). El término televisión se refiere a todos los aspectos de transmisión y programación, que busca entretener e informar al televidente con una gran diversidad de programas
Esta transmisión puede ser efectuada mediante ondas de radio o por redes especializadas de televisión por cable. El receptor de las señales es el televisor.
INTERNET
Internet es un método de interconexión de redes de computadoras implementado en un conjunto de protocolos llamado TCP/IP y garantiza que redes físicas heterogéneas funcionen como una red (lógica) única. Hace su aparición por primera vez en 1969, cuando ARPAnet establece su primera conexión entre tres universidades en California y una en Utah. Ha tenido la mayor expansión en relación a su corta edad comparada por la extensión de este medio. Su presencia en casi todo el mundo, hace de la Internet un medio masivo, donde cada uno puede informarse de diversos temas en las ediciones digitales de los periódicos, o escribir según sus ideas en blogs y fotologs o subir material audiovisual como en el popular sitio Youtube. Algunos dicen que esto convierte en los principales actores de la internet a los propios usuarios
5.5 Tecnicas De Recopilacion De Informacion De Publicos
Fijar las estrategias de comunicación al servicio de la imagen; acciones a ejecutar con cada público para conseguir el objetivo. Estrategia de mensaje y estrategia de medios. En la estrategia de mensaje, comprende los ejes argumentales de la campaña y proceso de creación de esos mensajes, de forma que los mensajes fuerza constituyen las líneas maestras de la estrategia de comunicación a partir de los que habrá que llegar a la realización concreta de la misma tanto en el terreno del contenido de la misma como en los-medios-a-emplear. Estrategia de medios y soportes desarrollo de cada acción, instrumentos o soportes a utilizar con cada público.
PUBLICOS INTERNOS ACCIÓN INTERNA RELACIONES CON LOS EMPLEADOS.
Acciones:
Envío de información, de la dirección hacia el empleado.
Medios:
- cartas
- circulares internas.
Apoyo informativo.
Medios:
- house organ
- tablón anuncios
- carteles.
Recogida de información.
Medios:
- buzón de sugerencias.
Formación. Medios:
- manual de empleado
- charlas informativas
- formación continuada.
Incentivos.
Medios:
- programas de ascensos y promoción interna
- participación en beneficios
- ventajas en servicios y productos de la entidad.
Otras.
Medios:
- asesoramiento en temas de créditos, seguridad
- servicios adicionales
- organización de actos de ocio.
COMUNICACIÓN MIXTA RELACIONES CON LOS ACCIONISTAS.
Acciones:
Envío de información.
Medios:
- memorias o informes anuales
- balance e informes económicos financieros Reuniones informativas.
Establecimiento de los cauces para la participación en toma de decisiones.
Asambleas anuales de accionistas.
Regalos de empresas.
PUBLICOS EXTERNOSACCIÓN EXTERNA RELACIONES CON LOS PROVEEDORES.
Acciones:
Políticas de pago puntual.
Contactos periódicos:
- reuniones periódicas
- comidas de trabajo.
Visitas a la empresa.
Envío de información cartas.
RELACIONES CON LOS DISTRIBUIDORES.
Acciones:
contactos periódicos:
- reuniones periódicas
- comidas de trabajo
envío de información:
- cartas.
Apoyo informativo:
- revistas de clientes.
Participación en actos:
- ferias.
Organización de actos dirigidos al cliente:
- presentaciones de productos.
RELACIONES CON LOS CONSUMIDORES.
Acciones:
envío de información sobre la organización:
- cartas apoyo informativo:
- revista del cliente
atención al consumidor:
- formación personal del servicio
- sistema de canalización de quejas, sugerencias, resolución de posibles crisis.
Organización de actos:
fiestas, presentaciones.
Programas de visitas.
Jornada de puertas abiertas.
OTRAS ACCIONES
1-. Organización de actividades.
Acciones:
Seminarios Congresos
2-. Participación actividades.
Acciones:
Ferias Debates públicos Mesas redondas Actos públicos Seminarios Congresos
3-. Patrocinio y mecenazgo.
4-. Publicidad institucional.
Algunas acciones y/o instrumentos:
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IMPLEMENTACIÓN.
Calendario de la implementación táctica de las acciones que es el timing y programación. Estaría en la implementación. La siguiente fase sería el plan de acción desarrollado, es decir, el desarrollo, que es la explicación detallada de cada acción e instrumento del material y recursos humanos para su realización y la fijación en el tiempo de cada una de esas acciones. En esta fase se establece el calendario de implementación táctica de las acciones (timing) y programación específica para cada acción. Métodos de programación. - Plan general y plan parcial de acciones, PGO y PPO. Este método nos va a permitir saber en cada momento qué se debe hacer, quién, cuándo y quién es el responsable final de que esa acción se ejecute correctamente.
Plan general operaciones. PGO.
Tomar cada una de las acciones o instrumentos a llevar a cabo y cumplimentar una plantilla integrada por los siguientes campos:
1-. Objeto: consiste en desglosar los diferentes elementos o actividades necesarias para llevar a cabo una acción.
2-. Concepto: hay que especificar los pasos necesarios para la realización de cada uno de los objetos.
3-. Responsable: persona encargada de coordinar el trabajo para que esté terminado en la fecha prevista y por extensión es el responsable también de contratar a proveedores externos para su utilización en la fecha prevista.
4-. Fecha Final: fecha en la que deben estar realizados cada uno de los objetos.
Plan parcial de operaciones. PPO.
Es un complemento del PGO. Se parte de cada uno de los objetos. Se pasa a cumplimentar los siguientes campos:
a) Concepto: se desglosan cada uno de los pasos necesarios para llevar a cabo el objeto.
b) Realización: se fija el nombre del ejecutor de cada uno de los conceptos.
c) Responsable: es el coordinador del trabajo llevado a cabo para la realización de cada uno de los conceptos.
d) Fecha de entrega: es la fecha en la que el realizador debe entregar el trabajo al responsable. Deben estar listas cada uno de los conceptos.
5.6 Informacion A Ofrecer A Publicos
la informacion que se desea ofrecer al publico es el de como esta conformado cada uno de los diferentes departamentos y/o servicios con que cuenta una empresa; por eso se hace el uso adecuado de de los medios de comunicacion para poder informar al publico externo de cada uno de los movimientos de la empresa
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